TOWN OF STETSON

SELECTMEN’S MINUTES

Date:  SEPTEMBER 14, 2016

 

I. OPEN MEETING

Don Carroll opened the meeting by leading the Pledge of Allegiance.

 

A. ROLL CALL

Don Carroll, Brenda Clark, Charles Leighton, and Danny Withee were present.   (George Hockstadter was absent)

 

B. MINUTES OF THE MEETING

1. Approve  August 24, 2016 Meeting Minutes.

Upon motion by Danny Withee, seconded by Brenda Clark, it was unanimously voted to approve the August 24, 2016 Meeting Minutes.

 

Approve September 6, 2016 Special Meeting Minutes.

Upon motion by Charles Leighton, seconded by Danny Withee, it was unanimously voted to approve the September 6, 2016 Special Meeting Minutes.

C. QUIT CLAIM DEEDS  

None.

 

D.  WARRANT

1. Advantage Payroll Warrant  # 5

Upon motion by Brenda Clark, seconded by Danny Withee, it was unanimously voted to approve Advantage Payroll Warrant #5.

 

2. Expenditures # 6

Upon motion by Danny Withee, seconded by Brenda Clark, it was unanimously voted to approve AP Warrant #6.

 

E. BOARD OF ASSESSORS

Abatement:  Scott Labreaque $174.72

$174.72

Supplemental: Robert Kenneally $174.72

$174.72

 

 

II. OLD BUSINESS

 

1 Bid Discussion 

Both Wellman and Street Paving were present being the 2 lowest Bidders.  Don Carroll informed the Board that the Town Attorney’s 

opinion of the wording of the Bid specs does include “shimming” and for that reason, Don informed the representatives of Wellman that there bid amount

is all that would be paid for the project.  Don also questioned if Wellman Paving would like to withdraw their bids from the pool.

After little discussion on interpretation of wording of the bid specs, Wellman’s representative’s respectfully withdrew both their bids for projects 1 and 2 and apologized for the confusion.

Mr. Barriault stated he does not agree with the process.

Don Carroll then explained that the Board could now award the bid to the second lowest bidder being Street’s Paving.

Concerns of the Board were timing becoming an issue of the projects being done.  Mr. Street stated he would ride the roads in question with Mr. Barriault on Friday and get back to the Board by Monday with total cost and proposed time frame of completing the job.

Consensus of the Board was to not adjourn the meeting and continue the meeting until Tuesday, 9/20/2016 at 9:00 am to hopefully award the bid and get the proposed projects done this year.

 

III. NEW BUSINESS

 

1 Elementary School

It was noted that there is an informational meeting for the residents to discuss the intended future use of the building on September 22, 2016 at 6:30 at the school. 

 

III. COMMITTEE REPORTS

A.  ANIMAL CONTROL  Nothing.

B.  APPEALS BOARD   Nothing.

C.  CEMETERY  William Barriault will put what is needed in the driveway of  the Clark’s Hill entrance to make the entrance passable.

D.  CODE ENFORCEMENT OFFICER  Nothing.

E.  E911 Nothing.

F.  EDUCATION Nothing.

G. EMERGENCY PREPAREDNESS COMMITTEE     Nothing.

H. EMT/RESCUE Nothing.

   I.   FIRE DEPARTMENT   Nothing.

J.  MEETINGHOUSE Bud’s Painting will be out to start the painting project within the next 10 days.

K. PARKS & RECREATION  Nothing.

L.  PLANNING BOARD  It was noted that there is a PB meeting tomorrow night at 7 p.m.

M. PLUMBING INSPECTOR Nothing.

N. RECYCLING & SOLID WASTE COLLECTION It was noted that there will have to be a new 3 year contract next year, so we will remain with an extention to the contract for this year.

O. ROAD COMMISSIONER Mr. Barriault was present and informed the Board that Mr. Taylor will be doing the grading the middle of October.  Barriault stated he is now working on Mt. Pleasant Road.

P.  STATE LEGISLATIVE CORRESPONDANCE  Nothing. 

Q. TREASURER  Nothing.

R.  WELFARE DIRECTOR   Nothing.

S.  OTHER  Nothing.

 

 

IV.      TRAINING  

      Diane reported that there will be in house training on Monday morning dealing with balances the taxes to the General Ledger.

 

V.  PUBLIC COMMENTS  

Marc Karum questioned if the trash and recycling is being picked up together.??  The board responded, “No”.

 

VI. SELECTMEN COMMENTS 

None.

 

 

VII. EXECUTIVE SESSION 

None.

 

VIII. ADJOURNMENT

Upon motion by Brenda Clark, seconded by Danny Withee, it was unanimously voted to adjourn the meeting for this evening to then continue to

Tuesday morning (Sept. 20, 2016) at 9:00 am to award the paving bid.

 

 

CONTINUANCE OF MEETING ON 9/20/2016 AT 9:00 am:

 

A full board was present along with Mr. Street and William Barriault.

Jeff Street informed the Board that he in fact did ride the roads with Mr. Barriault on Friday and felt that Coboro is in very rough shape.

Jeff stated that there is also 20 X 210 foot section that the hot top should be removed, graded, a binder put down, and then the overlay.

Jeff also informed the Board that the culverts that have been replaced on the proposed project roads must be prepared before placing an overlay over them.

This means cutting the hot and preparing the joints, this is all had work.  Jeff also explained that there could be some savings in tonnage on the Coboro Road

as it is actually only 18 feet wide, not 20 ( a savings of almost $7,000), but that savings will most likely be used up on Mt. Pleasant Road as that road is 22 feet wide, not  20 feet wide.

Mr. Street presented the Board with a total cost plan of preparing the culverts and roads properly for paving.  (see estimates attached).

Jeff also stated that it would feasible if there is tonnage available from the project job to continue the additional 250 feet to tie in with the paving from last year on the Mt. Pleasant Road.

Jeff will stay in touch with Mr. Barraiult and the Board when he gets that close to the end of the project.  Mr. Street will be available by the 1st of October to start the work.  

 

Upon motion by George Hockstader, seconded by Danny Withee, it was unanimously voted to award the bid work to Street’s Paving as stated in the estimates provided.

 

Upon motion by George Hockstadter, seconded by Danny Withee, it was unanimously voted to adjourn the meeting at 9:25 am.

 

 

 

__________________________________Donald Carroll

 

__________________________________Charles Leighton

 

__________________________________Brenda Clark

 

__________________________________George Hockstadter

 

__________________________________Danny Withee

 

Minutes are recorded by; Diane Lacadie

Diane Lacadie